Tipps zu Microsoft Excel

1. Formeln in Werte umwandeln

Wenn Sie Daten von Excel in anderen Programmen weiter bearbeiten wollen, ist es sinnvoll, Formeln in Werte umzuwandeln. Viele Programme können mit den Excel- Formeln nämlich nichts anfangen. Markieren Sie den Bereich, den Sie von Formeln in Werte wandeln wollen.
Klicken Sie anschließend im Menü auf "Bearbeiten" und "Kopieren". Klicken Sie anschließend in die Zelle, von der an Sie die Werte eintragen wollen. Klicken Sie dann im Menü auf "Bearbeiten" und "Inhalte einfügen". Das Dialogfeld "Inhalte einfügen" wird eingeblendet.
 
Wählen Sie die Option "Werte" aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK" werden die Werte Ihrer Formeln eingesetzt.

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2. Top Ten mit Hilfe eines Filters

Zum Auswerten von Arbeitsblättern brauchen Sie nicht manuell Eintragungen durchzählen. Mit Hilfe von Filtern können Sie die "Top Ten" Ihrer Tabelle automatisch sichtbar machen. Dabei müssen die "Top Ten" nicht genau zehn Eintragungen enthalten, Sie können die Anzahl der Tops frei einstellen. Laden Sie eine Arbeitsmappe, in der es Zahlen gibt.
Denn die "Top Ten" können nur auf Basis von numerischen Werten ermittelt werden, bei Textspalten verweigert das Programm diese Funktion.
Wenn Sie die auszuwertende Arbeitsmappe geladen haben, stellen Sie sicher, dass die Überschriftenzeile eine andere Formatierung hat als der Rest der Tabelle. Erst dadurch ist eine eindeutige Filterzuordnung möglich. Klicken Sie in der Menüzeile auf den Eintrag "Daten" und anschließend auf den Eintrag "Filter". Im jetzt aktivierten Untermenü klicken Sie auf "AutoFilter". Die Überschriftenzeile Ihrer Tabelle wird mit Auswahlbalken versehen. Wählen Sie die auszuwertende Spalte aus. Sie muss numerische Werte enthalten. Klicken Sie nun auf das Auswahlsymbol und wählen den Eintrag "Top 10 ..." aus. Das Dialogfeld "Top 10 - Auto Filter" erscheint.  Wählen Sie nun aus, ob Sie die "Obersten" oder die "Untersten" Top Ten selektieren möchten. Stellen Sie danach die Anzahl der zu filternden Elemente ein. Mit einem Klick auf "OK" werden die gefilterten Elemente angezeigt.
Eine Besonderheit bietet die Auswahl der Top Ten: Sie können anstatt der Anzahl der Elemente auch über Prozente filtern. Legen Sie zum Beispiel fest, dass Sie die obersten 10% Ihrer ausgewählten Spalte filtern möchten. Um die Filterfunktionen wieder zu deaktivieren klicken Sie im Menü auf "Daten", "Filter" und klicken dann das Auswahlhäkchen vor "AutoFilter" weg. Schon steht Ihnen die Tabelle ungefiltert zur Verfügung.

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3. Spaltenbreiten sinnvoll reduzieren

Auf dem Bildschirm können Sie problemlos eine große Anzahl von Spalten unterbringen. Beim Ausdruck kann es zu Problemen kommen, denn die Papierbreite setzt eine physikalische Grenze. Sie können aber über die Ausrichtung Ihrer Eintragungen eine Menge an Platz für Spaltenbreiten sparen. Markieren Sie die Spalten, bei denen die Spaltenbreite reduziert werden soll, und klicken Sie anschließend auf "Format" und "Zellen". Wählen Sie wieder das Register "Ausrichtung" aus. In dem Bereich "Ausrichtung" können Sie nun die Ausrichtung Ihres Textes beeinflussen. Die maximale Ausrichtungsänderung bewegt sich zwischen plus 90 Grad und minus 90 Grad. Mit einem Klick auf "OK" werden Ihre Einstellungen übernommen. Jetzt optimieren Sie noch Ihre Spaltenbreiten und schon haben Sie viel Platz gespart.

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4. Ordnung in Dezimalzahlen bringen

Bei der Eingabe von Zahlenkolonnen mit einer festen Anzahl von Dezimalstellen können Sie sich eine Menge Arbeit sparen:
Lassen Sie Excel das Dezimalkomma automatisch setzen.
1. Klicken Sie auf den Eintrag "Optionen" im Menü "Extras". Das Dialogfenster "Optionen" öffnet sich. Wählen Sie das Register "Bearbeiten" aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstellen setzen" und bestimmen Sie die gewünschte Stellenanzahl, in unserem Beispiel 2.
3. Klicken Sie auf "OK", und geben Sie Ihre Zahlenkolonne ein.
4. Bei der Eingabe Ihrer Zahlen ergreift Excel jetzt die Initiative und fügt automatisch die Kommata für Sie ein. Diese Art der Eingabe ist zunächst ungewöhnlich. Aus der Eingabe "12999" macht Excel den Wert "129,99", wenn Sie die Eingabetaste drücken. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sie diese Option aber als sehr hilfreich empfinden.
5. Vergessen Sie nicht, die Option wieder zu deaktivieren, nachdem Sie die Zahlenkolonnen eingegeben haben. Klicken Sie
dazu im Menü auf "Extras" und im folgendem Untermenü auf "Optionen". Aktivieren Sie das Register "Bearbeiten", und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstellen setzen". Mit einem Mausklick auf "OK" können Sie die Werte wieder wie gewohnt eingeben.

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5. Bestimmte Inhalte markieren 

Es ist nicht immer ganz einfach, einzelne Bereiche Ihrer Tabelle zu markieren. Um Zellen und Zellbereiche mit bestimmten Gruppen zu erfassen, gibt es eine leistungsfähige Funktion in Excel, die kaum bekannt ist. Damit können Sie beispielsweise alle Zellen Ihres Arbeitsblatts markieren, die Kommentare beinhalten.
1. Aktivieren Sie den Menübefehl 'Bearbeiten'. Im Untermenü wählen Sie 'Gehe zu' aus. Das entsprechende Dialogfenster wird geöffnet. Klicken Sie in diesem Menü auf die Schaltfläche 'Inhalte'.
2. Das Dialogfenster 'Inhalte auswählen' erscheint. Wählen Sie hier die Option 'Kommentare'.
3. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'OK' markiert Excel alle Kommentare in Ihrem Arbeitsblatt. Im Folgenden erhalten Sie ein Überblick aller Funktionen, die für Sie in Frage kommen können: Funktion # Wirkung - Kommentare # markiert alle Zellen mit Kommentaren
- Konstanten # markiert alle Zellen, die nicht mit Gleichheitszeichen beginnen
- Formeln # wählt alle Zellen aus, die mit Gleichheitszeichen beginnen
- Leerzeilen # markiert alle Leerzeilen bis zum letzten Tabelleneintrag
- Aktueller Bereich # selektiert den belegten Zellbereich
- Aktuelles Array # markiert die zu einer Zelle gehörende Matrix
- Objekte # markiert alle Objekte wie z.B. Diagramme und Schaltflächen
- Zeilenunterschiede # markiert abweichende Zeilen; eine Zeile muss markiert sein
- Spaltenunterschiede # markiert abweichende Spalten; zuvor muss eine Spalte markiert werden
- Vorgängerzellen # Es werden alle Zellen markiert, die sich auf die Formel in der markierten Zelle beziehen
- Nachfolgezellen # markiert alle der Formel nachfolgenden Zellen
- Letzte Zelle # markiert die letzte belegte Zelle des Arbeitblattes
- Nur sichtbare Zellen # ausgeblendete Zeilen und Spalten werden nicht mit markiert
- Bedingte Formatierungen # markiert alle Zellen, die bedingte Formate enthalten
- Gültigkeitsprüfung # mit einer Gültigkeitsprüfung hinterlegte Zellen werden markiert

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6. Kommentar erspart Nachfragen

Bei komplexen Tabellen kommt es immer wieder vor, daß bei einer späteren Bearbeitung der Tabellen komplizierte Sachverhalte nicht mehr im Gedächtnis sind. Die Frage lautet dann: "Wie bin ich bloß zu diesem Ergebnis gekommen?"  Noch schwerwiegender wird es, wenn Dritte mit den von Ihnen erzeugten Tabellen weiterarbeiten sollen. Deshalb gewöhnen Sie sich lieber an, bei schwierigen Vorgängen einen Kommentar zu hinterlegen.
1. Klicken Sie auf das Feld, das mit einem Kommentar versehen werden soll. Klicken Sie danach in der Menüleiste auf Einfügen und Kommentar . Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in das Sie den gewünschten Kommentar eintippen können. Wenn Sie mit der Maus einmal außerhalb des Kommentarfensters klicken, wird der Kommentar gespeichert. An dem kleinen roten Dreieck in der rechten oberen Ecke der Zelle erkennen Sie, daß sich an dieser Stelle ein Kommentar verbirgt. Zum Sichtbarmachen des Kommentars brauchen Sie lediglich mit dem Mauszeiger über dieses Feld zu fahren. Der Kommentar wird dann eingeblendet.
2. Um den Kommentar dauerhaft sichtbar zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld mit dem Kommentar. Daraufhin wird ein Kontextmenü geöffnet. Wählen Sie hier den Eintrag "Kommentar anzeigen" aus. Der Kommentar wird jetzt durchgehend angezeigt. Da er sich aber vor die vorhandenen Zellen legt, ist diese Einstellung nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Um die permanente Anzeige des Kommentars zu unterdrücken, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in das Feld, welches den Kommentar enthält und klicken im Kontextmenü auf den Eintrag "Kommentar ausblenden" .
3. Sie können überflüssig gewordene Kommentare auch wieder löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Feld, das den Kommentar enthält, und klicken Sie anschließend in dessen Kontextmenü auf den Eintrag "Kommentar löschen".

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7. Doppelte Datensätze finden

Bei der Verwaltung umfangreicher Datenbestände in einer Excel-Datenbank kann es schnell zu Datenredundanzen kommen. Diese doppelten und dreifachen Datensätze sind mit dem bloßen Auge nicht zu erkennen. An dieser Stelle müssen Sie mit Hilfe eines Filters von Excel nach diesen Daten suchen.
Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb ihrer Datenbank und wählen Sie im Menü den Eintrag "Daten". Im folgendem Untermenü klicken Sie auf "Filter" und wählen Sie im Folgemenü den "Spezialfilter" aus. Löschen Sie eine eventuell vorhandene Vorgabe im Feld "Kriterienbereich", und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Keine Duplikate". Nachdem Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche "OK" bestätigt haben, wird die komplette Datenbank ausgewertet.
Dieser Vorgang kann, je nach Größe der Datenbank, eine ganze Zeit dauern. Wenn Ihr Spezialfilter alle Datensätze durchgearbeitet hat, erscheint in der Statuszeile eine Meldung in der folgenden Form: "x von y Datensätzen gefunden". "x" zeigt die Anzahl der Datensätze nach der Filterung, während "y" den gesamten Datenbestand ausgibt.
Die Differenz zwischen den Werten x und y stellt die Anzahl der doppelten Datensätze dar. Sind die Werte x und y gleich, sind keine Duplikate in Ihrer Excel- Datenbank vorhanden. Bedenken Sie bitte, das die doppelten Datensätze jetzt ausgefiltert sind und nicht angezeigt werden. Damit wieder die komplette Tabelle angezeigt wird, wählen Sie im Menü den Eintrag "Daten" aus. In den folgenden Untermenüs klicken Sie auf "Filter" und "Alle Anzeigen".

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8. Eigene Symbole erstellen

Wenn Sie der Standardsymbole in der Symbolleiste ueberdrüssig sind, können Sie die vorhandenen Symbole anpassen. Da die von Excel vorgegeben Symbole in Ihren Funktionen nicht immer eindeutig erkennbar sind, lassen sich die Symbole auch völlig neu gestalten. Diese Funktion ist aber gut versteckt, so dass sie nur über einen Umweg dorthin gelangen. Um vorhandene Symbole zu verändern oder völlig neu zu gestalten, klicken sie zunächst mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste. In dem jetzt erscheinenden Kontextmenü aktivieren sie den Befehle "Anpassen".
Während nun das "Anpassen" Dialogfenster im Vordergrund ist, klicken Sie das zu ändernde Icon mit der rechten Maustaste an. Im derzeit eingeblendetem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Schaltflächensymbol bearbeiten".
Jetzt wird der "Schaltflächen-Editor eingeblendet, mit dessen Hilfe Sie das gewählte Symbol bearbeiten können. Hier können Sie die Icons nach ihren Wünschen beliebig verändern oder völlig neu zeichnen. Der Bereich "Farben" ist Ihnen dabei behilflich.
Um vorhandene Einträge zu löschen, klicken Sie im Farbbereich auf das Kästchen "Entfernen" und markieren anschließend in der Grafik die zu entfernenden Pixel.
Zum Neuzeichen klicken Sie auf die gewünschte Farbe und setzen die Pixel nach Ihren Vorstellungen in den Grafikbereich. Im unteren Bereich sehen Sie unter "Ansicht" eine Vorschau auf Ihr neues oder geändertes Symbol. Mit einen Klick auf "OK" wird Ihr Symbol gespeichert. Wenn Sie jetzt im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche "Schließen" klicken, erscheint Sie Ihr neues Symbol in der Symbolleiste.

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9. AutoEingabe erspart Tipperei

Die Funktion "AutoEingabe" ist so raffiniert, dass Sie oftmals übersehen wird. Dabei erspart das automatische Vervollständigen von Zellwerten viel Tipparbeit. Geben Sie in eine Zelle zum Beispiel einmal "Hamburg" ein. Geben Sie in die darunter liegende Zelle "Berlin" ein. Gehen Sie wieder eine Zelle tiefer, geben Sie ein "H" ein, und schauen Sie dann einmal auf den Bildschirm, was passiert: Aus Ihrem "H" wir automatisch "Hamburg". Hier hat die "AutoEingabe" zugeschlagen. Durch einen Klick auf die Eingabetaste wird der Eintrag komplett übernommen.
Wichtig: Diese Funktion gilt nur für die Spalte, in der Sie gerade arbeiten. Sie können die Funktion "AutoEingabe" aktivieren oder deaktivieren, indem Sie in der Menüleiste auf "Extras" klicken, "Optionen" auswählen und das Register "Bearbeiten" aktivieren.
Dort schalten Sie das Kontrollkästchen "AutoEingabe für Zellwerte aktivieren" ein oder aus.

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10. Ordnung in die Dezimalzahlen bringen

Bei der Eingabe von Zahlenkolonnen mit einer festen Anzahl von Dezimalstellen können Sie sich eine Menge Arbeit sparen: Lassen Sie Excel das Dezimalkomma automatisch setzen.
Klicken Sie auf den Eintrag "Optionen" im Menü "Extras". Das Dialogfenster "Optionen" wird geöffnet. Wählen Sie das Register "Bearbeiten" aus.  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstellen setzen" und bestimmen Sie anschließend die gewünschte Stellenanzahl, in unserem Beispiel "2". Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" und beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Zahlenkolonne. Bei der Eingabe Ihrer Zahlen ergreift Excel jetzt die Initiative und fügt automatisch die Kommata für Sie ein. Diese Art der Eingabe ist zunächst etwas ungewöhnlich, denn aus der Eingabe "12999" fabriziert Excel zum Beispiel nach Drücken der Eingabetaste den Wert "129,99". Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sie diese Option aber als sehr hilfreich empfinden.
Nach Eingabe der Zahlenkolonnen vergessen Sie nicht, die Option wieder zu deaktivieren. Klicken Sie dazu im Menü auf "Extras", im folgendem Untermenü auf "Optionen", aktivieren Sie das Register "Bearbeiten" und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstellen setzen". Mit einem Mausklick auf "OK" können Sie die Werte wieder wie gewohnt eingeben.

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11. Arbeitsblatt mit integriertem Hintergrund

Wenn Sie anstatt des üblichen weißen Hintergrundes eines Excel-Arbeitblattes lieber ein Bild oder eine Grafik einbinden wollen, so erreichen Sie dies mit wenigen Mausklicks. Excel-Arbeitsblaetter erhalten mit Hilfe eines Bildes ein professionelleres Aussehen. Zum Integrieren des Hintergrundes gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie das Arbeitsblatt, welches mit einem Hintergrundbild versehen werden soll. Klicken Sie anschließend im Menü auf den Eintrag "Format". Im folgendem Untermenü bewegen Sie den Cursor auf den Eintrag "Blatt". Im jetzt angezeigtem Untermenü klicken Sie auf "Hintergrund".  Das Dialogfenster "Hintergrund" wird geöffnet und
Sie können nach der gewünschten Bild- oder Grafikdatei suchen. Wenn Sie diese dann gefunden haben doppelklicken Sie auf den Dateinamen. Schon wird der Hintergrund Ihres Arbeitblattes mit dem entsprechendem Bild versehen. Bei kleinen Bildern wird der Hintergrund "tapeziert", das Bild wird also sich immer wiederholend dargestellt, bis der Bildschirm damit gefüllt ist.
Um die zuvor vorgenommene Hintergrund-Einstellung wieder rueckgängig zu machen, aktivieren Sie die Befehlsfolge: "Format", "Blatt", "Hintergrund löschen".

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12. Automatisches speichern

Viele Excel-Nutzer vermissen die von Winword bekannte Funktion zum automatischen Speichern von Arbeitsmappen. Es gibt aber einen Trick, um auch Excel- Arbeitsmappen automatisch speichern zu können. Diese Funktionalität muss allerdings installiert werden.
Legen Sie zunächst Ihre Excel- bzw. Office-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk ein.  Klicken Sie im Menü auf den Eintrag "Extras". Im sich nun öffnendem Untermenü klicken Sie auf den "Add-in-Manager".  Das Dialogfenster des "Add-In-Managers" wird geöffnet. Alle verfügbaren Add-Ins werden in einer Liste dargestellt, die mit einem Häkchen versehenen Add-Ins sind aktiviert.
Aktivieren Sie die Option "Automatisches Speichern",  indem Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen klicken. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "OK" und folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm.  Excel wird jetzt laut der standardmäßig eingestellten Voreinstellung alle zehn Minuten Ihre Arbeitsmappe speichern. Zum Verändern dieser Zeiteinstellung klicken Sie im Menü auf "Extras" und im folgendem Untermenü auf "Automatisches speichern". Das Dialogfenster "Automatisches Speichern" wird geöffnet. Sie können hier die Minutenzahl einstellen, nach der Ihre Arbeitsmappe automatisch gespeichert werden soll. Mit einen Klick auf "OK" wird Ihre neue Speicherzeit übernommen.

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13. Zellsprünge per Doppelklick

Mit einer geänderter Einstellung können Sie per Doppelklick zu verknüpften Zellen wechseln.
Sie nutzen häufig verknüpfte Tabellen? Auf Wunsch lässt sich Excel so einstellen, da? Sie per Doppelklick auf eine Zelle direkt zum verknüpften Bereich einer anderen Tabelle oder Arbeitsmappe wechseln können. Dies ist hilfreich, wenn Sie bei verknüpften Tabellen schnell Änderungen durchführen oder Fehler aufspüren möchten. Öffnen Sie unter Extras/Optionen das Register Bearbeiten des Dialogs.
Hier schalten Sie die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren aus und schließen mit OK ab. Enthält eine Zelle einen tabellen- oder Dateiübergreifenden Bezug, genügt ein Doppelklick auf diese Zelle, um zur entsprechenden Zelle in der Quelltabelle zu wechseln.

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14. Makro in die Menüleiste legen

Vereinfachen Sie den Zugriff auf Ihre VBA-Module und -Makros.
Um in Excel schnell auf Makros zuzugreifen, legen Sie diese am besten als Menüpunkte ab. Excel selbst stellt dafür das Menü Extras zur Verfügung.
Rufen Sie über Extras/Makro das Dialogfenster mit allen verfügbaren Makros auf. Klicken Sie in der Liste den Namen der relevanten Routine an, und wählen Sie den Befehl Optionen. Aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Befehl im Menü 'Extras', und tragen Sie den Text des Menüpunkts ein. Möchten Sie einen Buchstaben als Shortcut verwenden, müssen Sie vor diesen ein kaufmännisches Und (&) setzen. Lautet beispielsweise der Menüpunkttext Zum Start&bildschirm, so braucht der Anwender nach dem Öffnen des Menüs Extras nur b zu drücken.
Ab Excel 97 erhalten Sie über Extras/Makro/Makros .../Optionen nur noch die Funktion, ein Makro mit einer [Strg]-Tastenkombination zu verknüpfen. Ersatz bietet der Menüpunkt Extras/Anpassen, mit dem Sie wie in allen Office-Anwendungen beliebige Befehle und eigene Makros sowie Dialoge einem Menüpunkt zuordnen können.

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15. Logos im Tabellenkopf

Der Tabellenkopf kann mehr aufnehmen als nur Text. Schreiben Sie mit Excel Rechnungen oder nehmen lange Auswertungen vor, ist es wünschenswert, das Firmenlogo oder ähnliche Grafiken am Anfang jeder Seite einzufügen. Nahe liegend ist, das Logo einfach in die Kopfzeile einzufügen, so dass es auf jeder Seite erscheint.
Leider lässt die Kopfzeile jedoch nur links, rechts und mittig ausgerichteten Text zu.
Mit einem kleinen Trick gelangen Sie dennoch zum gewünschten Ergebnis, ohne die Grafik für jede Seite erneut einfügen zu müssen. Rufen Sie über Datei - Seite einrichten den gleichnamigen Dialog auf, und wählen Sie das Register "Tabelle". Dort sehen Sie die Option "Wiederholungszeilen". Hier legen Sie fest, welche Zeilen auf jeder Seite wiederholt werden sollen. Geben Sie hier beispielsweise den Wert$1:$3ein, erscheinen die Zeilen 1, 2 und 3 am Anfang jeder neuen Druckseite. Was ursprünglich dazu gedacht war, Überschriften auch auf Folgeseiten darzustellen, nutzen Sie nun, um eine Grafik (oder sonst ein Objekt) auf allen Seiten zu wiederholen.
Fügen Sie über Einfügen - Grafik eine beliebige Grafik in die Tabelle ein, und richten Sie sie passend aus. Wählen Sie als nächstes wie zuvor den Dialog "Seite einrichten", und positionieren Sie die Eingabemarke im Textfeld "Wiederholungszeilen". Markieren Sie dann in der Tabelle im Hintergrund alle Zeilen, die von der Grafik überlagert werden. Haben Sie Ihre Angaben mit [OK] bestätigt, vergewissern Sie sich Über Datei - Seitenansicht vom Erfolg Ihrer Formatierung.

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16. Zeilen und Spalten verstecken

Statt umständlich per Menü verstecken Sie Zeilen und Spalten per Shortcut.
Oft benötigt man in Excel Zellen, um Zwischenergebnisse zu berechnen. Diese sollen jedoch in der Regel unsichtbar bleiben. Um dies zu erreichen, gibt es einige Verfahren. Sie können beispielsweise die Schrift- und Hintergrundfarbe auf denselben Wert setzen und die Zelle schützen. Sehr viel einfacher ist es, die entsprechende Zeile oder Spalte zu verstecken.
Dies erreichen Sie über Format - Zeile - Ausblenden respektive Format - Spalte - Ausblenden und analog mit dem Einblenden-Befehl, um sie wieder sichtbar zu machen. Anstelle des Menüs können Sie auch die Tastenkombinationen [Strg-9] und [Strg-Umschalt-9] verwenden, um Zeilen aus- bzw. einzublenden respektive [Strg-0] und [Strg-Umschalt-0], um dasselbe mit den Spalten durchzuführen.

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17. Drag&Drop mit Gefühl

Was in Word so einfach geht, verlangt in Excel nach Präzision.
Word unterstützt Drag&Drop. Dabei markieren Sie einen beliebigen Text, fahren mit dem Mauszeiger darüber und verschieben ihn bei gedrückter Maustaste an jede beliebige Stelle des Dokuments. Ganz so einfach geht es bei Excel jedoch nicht. Haben Sie einen Zellbereich markiert und wollen ihn analog verschieben, markiert Excel einfach einen neuen Teil des Blattes. Der Kniff liegt bei Excel im Mauszeiger. Denn solange sich dieser als fettes Plus zeigt, ist mit Drag&Drop nichts zu machen. Erst am Rand der Markierung wird er zu einem Pfeil, der nach links oben weist. Und genau dann funktioniert auch das bewährte Verschieben.

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18. Unerwünschte Leerzeichen entfernen

Oft kommt es vor, dass in einer Tabelle unbeabsichtigte Leerzeichen eingefügt werden. Auch beim Import von Tabellen oder Datenbanken kommt das vor. So werden Sie die Leerzeichen wieder los.
1. Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Funktion".
2. Im Feld "Kategorie" wählen Sie den Punkt "Text" und im Feld "Funktion" den Punkt "Glätten".
3. Sie müssen jetzt nur noch festlegen, in welchem Bereich der Tabelle, also in welchen Zellen die Leerzeichen gelöscht werden sollen. Die erste Möglichkeit: Geben Sie den Zellbereich manuell ein (etwa C1:C18; damit werden alle Zellen von C1 bis C18 auf Leerzeichen hin durchsucht). Die zweite Möglichkeit: Markieren Sie einfach die Zellen, in denen das passieren soll, mit der Maus. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, wird dann automatisch der Tabellenbereich in das entsprechende Feld ("Text") eingetragen.
4. Klicken Sie auf "Ende". Excel löscht nun alle Leerzeichen, die am Anfang oder am Ende einer Zelle stehen. Leerzeichen zwischen zwei Wörtern werden aber nicht gelöscht.

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19. Doppelte Datensätze finden

Bei Datenbank-Anwendungen, beispielsweise einer umfangreichen Adressdatei, taucht häufig folgendes Problem auf: Datensätze werden doppelt eingegeben. Um den Wust solcher "Fehleingaben" einzuschränken, sollten Sie sich einmal monatlich etwas Zeit nehmen, um die Duplikate zu entfernen. Doch keine Angst: Dazu benötigen Sie nicht Stunden; das ist mit einigen wenigen Mausklicks zu realisieren, wenn Sie dabei wie folgt vorgehen:
1. Öffnen Sie über das Menü "Datei/Öffnen" die zu überprüfende Datei.
2. Markieren Sie nun eine beliebige Zelle in der Datenbank. Wählen Sie im Menü "Daten" den Menüpunkt "Filter" und den Unterpunkt "Spezialfilter" an. So können Sie die Datensätze besser überblicken.
3. Die Vorgabe im Feld "Kriterienbereich" löschen Sie und aktivieren anschließend das Kontrollkästchen "Keine Duplikate".
4. Bestätigen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf "OK". Direkt im Anschluss an Ihre Bestätigung wird die komplette Datenbank ausgewertet und auf doppelte Datensätze hin überprüft. Je nach Größe der Datenbank kann das einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Suchvorgang beendet ist, taucht in der Statuszeile folgende Meldung auf: "x Datensätze von y gefunden" Die Anzahl der doppelten Datensätze wird dabei als Differenz zwischen den Werten x und y angezeigt. Stimmen beide Werte überein, sind auch keine Duplikate vorhanden.

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20. Dokumente mit Passwortschutz

Sie benutzen mit mehreren Personen einen Rechner? Dann sollten Sie Dateien, die nur Sie selbst betreffen, mit einem Passwortschutz versehen. Damit sind sie vor anderen Augen geschützt.
Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt. Wählen Sie dafür im Menü "Datei" den Eintrag "Speichern unter".
Geben Sie nun in der sich öffnenden Dialogbox - wie gewohnt - den Namen und den Pfad ein, unter dem Sie die Datei speichern möchten.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Optionen". Im neuen Dialog "Speichern Optionen" tragen Sie unter "Lese/Schreib-Kennwort" Ihr Passwort ein. Klicken Sie auf "OK".
Sie werden aufgefordert, das Passwort durch erneute Eingabe zu bestätigen. Danach klicken Sie nochmals auf "OK".
Zum Abschluss speichern Sie Ihr Dokument mit einem Mausklick auf "OK". Wollen Sie nun die Datei öffnen, werden Sie zunächst aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben.
Doch Vorsicht! Verlieren oder vergessen Sie dieses Passwort, können auch Sie diese Datei nicht mehr einsehen.

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21. Gitternetzlinien entfernen

Zur Eingabe ist die Gitternetzstruktur in Excel eine große Hilfe. Doch oft macht eine Ansicht ohne die störende Unterteilung mehr Sinn. Und auch beim Druck möchte man meistens auf die Linien verzichten.
Wollen Sie nur eine Ansicht ohne Linien, dann wählen Sie im Menüpunkt "Extras" den Befehl "Optionen". Hier wählen Sie die Karteikarte "Ansicht" und deaktivieren die Option "Gitternetzlinien". Nun darf das Kästchen davor nicht mehr mit einem Haken versehen sein.
Dieses Ausschalten der Linien hat aber leider noch nichts mit dem Ausdruck zu tun. Die Linien werden dennoch ausgedruckt. Um auch das zu verhindern, wählen Sie "Datei" und hier "Seite einrichten". Aktivieren Sie die Karteikarte "Tabelle" und deaktivieren Sie hier die Option "Gitternetzlinien".

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22. Zellsprünge per Doppelklick

Mit einer geänderter Einstellung können Sie per Doppelklick zu verknüpften Zellen wechseln.
Sie nutzen häufig verknüpfte Tabellen? Auf Wunsch lässt sich Excel so einstellen, dass Sie per Doppelklick auf eine Zelle direkt zum verknüpften Bereich einer anderen Tabelle oder Arbeitsmappe wechseln können. Dies ist hilfreich, wenn Sie bei verknüpften Tabellen schnell Änderungen durchführen oder Fehler aufspüren möchten. Öffnen Sie unter Extras/Optionen das Register Bearbeiten des Dialogs. Hier schalten Sie die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren aus und schließen mit OK ab. Enthält eine Zelle einen tabellen- oder dateiübergreifenden Bezug, genügt ein Doppelklick auf diese Zelle, um zur entsprechenden Zelle in der Quelltabelle zu wechseln.

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23. Doppelte Listeneinträge löschen

Räumen Sie Ihre Listen auf, und lassen Sie Excel alle Duplikate entfernen. Doppelte Einträge blähen Adresslisten oder andere Daten auf. Um Ihre Listen zu bereinigen, entfernen Sie alle Duplikate automatisch mit der Filterfunktion von Excel. Benutzen Sie dazu den Befehl Daten/ Filter/Spezialfilter. Im Dialog schalten Sie im Bereich Aktion die Option Liste an gleicher Stelle filtern ein. Definieren Sie den Listenbereich:
Markieren Sie im Tabellendokument die gesamte Liste mit gedrückter linker Maustaste. Die entsprechenden Koordinaten erscheinen im Feld Listenbereich des Dialogs. Markieren Sie die Koordinatenangabe, und kopieren Sie diese mit [Strg-C] in den Arbeitsspeicher. Drücken Sie die [Tab]-Taste, und fügen Sie die Bereichsangabe mit [Strg-V] in das Feld Kriterienbereich ein. Zum Abschluss schalten Sie die Option Keine Duplikate ein. Den Filterlauf starten Sie mit dem Klick auf den OK-Button. Excel entfernt nun automatisch alle doppelten Datensätze im festgelegten Listenbereich.
 

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24. Dateneingabe per Maske

Müssen Sie sich bei einer umfangreichen Dateneingabe von Zeile zu Zeile und Spalte zu Spalte bewegen, wird dies immer umständlicher. Sie können dann auf die Maskenfunktion zurückgreifen, die die Dateneingabe sehr komfortabel macht. Voraussetzung: Sie haben die Tabelle bereits mit einer Überschrift versehen und einen kompletten Datensatz eingegeben.

  1. Klicken Sie auf eine Zelle im Tabellenbereich und wählen Sie in der Menüleiste "Daten" und "Maske". Excel stellt eine Tabelle mit der Überschriftzeile her. Jedes Feld wird vertikal angezeigt und enthält die Information des ersten Datensatzes der Zeile.
  2. Klicken Sie nun auf "Neu", um einen neuen Datensatz anzulegen. Dieser wird dann ans Ende der bisherigen Tabelle gesetzt. Um sich innerhalb der Maske von Feld zu Feld zu bewegen, müssen Sie die Tab-Taste betätigen. Sobald Sie die Return-Taste aktivieren, wird der Datensatz in die Tabelle übernommen. Passiert Ihnen das doch einmal, betätigen Sie die Schaltfläche "Vorherigen suchen".

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25. Daten in mehreren Tabellen eingeben

Sie haben manchmal Tabellen, in denen dieselben Daten immer wieder vorkommen; zum Beispiel Monatsangaben, Überschriften oder die feststehende jährlich Miete bei einem selbst angelegten Haushaltsbuch über mehrere Jahre. Mit einem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer
Arbeitsmappe ein.
Laden Sie das entsprechende Arbeitsblatt. Dann drücken Sie die Taste "Strg" und klicken gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen eingetragen sind. Die Namen der angeklickten Tabellen sind weiß unterlegt. Das bedeutet, daß diese Tabellen aktiv sind.
Möchten Sie nun Werte in eine Zelle eingeben, werden sie automatisch in den anderen Tabellen übernommen. Sie sollten jedoch beachten, daß die Eingabe der Daten für alle aktiven Tabellen gilt. Möchten Sie Daten in nur einer Tabelle angeben, müssen Sie nochmals die Namen der Tabelle
anklicken.
 

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26. Große Screenshots

Mit einer Excel-eigenen Funktion gelingen Ihnen auch Screenshots von mehreren hundert Zeilen.
Wollen Sie eine formatierte Excel-Tabelle in einem Bericht oder einer Präsentation zeigen, so eignet sich weder die Zwischenablage noch OLE. Denn meist wird das Spreadsheet nicht so dargestellt, wie Sie es in Excel gestaltet haben. Besser ist da schon ein Screenshot, also die Darstellung der Tabelle als Grafik und deren Austausch via Clipboard. Leider erfaßt ein Bildschirm-Schnappschuß mit der [Druck]-Taste nur den sichtbaren Bereich. Zudem werden auch noch das Menü und die Symbolleisten abgebildet, was nicht sehr praxistauglich ist.
Hervorragend geeignet ist jedoch die Snapshot-Funktion von Excel selbst. Diese verbirgt sich allerdings hinter der [Umschalt]-Taste. Wenn Sie diese Taste drücken und den Menüpunkt Bearbeiten wählen, zeigt das Programm plötzlich einen Eintrag mehr: Grafik kopieren. Markieren Sie einmal die Zellen A1 bis C100. Wählen Sie dann bei gedrückter [Umschalt]-Taste den Menüpunkt Bearbeiten/Grafik kopieren, so erscheint ein Dialog mit drei verschiedenen Auswahlvarianten. Während Wie angezeigt farblich die Bildschirmdarstellung übernimmt, paßt Wie ausgedruckt den Screenshot an die Druckerausgabe an. Die Wahl des Formats unterscheidet, ob der Schnappschuß als Vektor- (Picture) oder als Pixelgrafik (Bitmap) in der Zwischenablage landet. Nun steht Ihnen der große Zellbereich in fast allen Windows-Anwendungen zur Verfügung.
Richten Sie über Ansicht/Symbolleisten/Anpassen Ihre Symbolleiste ein, so erhalten Sie die Screenshot-Funktionalität auch per Icon. Sie finden das Bild in der Kategorie Werkzeug als Kamerasymbol.

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27. Ausfüllen per Doppelklick

Mit dem Ausfüllkästchen können Sie bekanntlich Formeln und Datenreihen schnell und komfortabel in Ihre Tabellen einfügen. Wenig bekannt ist allerdings der folgende Trick: Bei einem Doppelklick auf das Ausfüllkästchen, analysiert Excel die aktuelle Markierung und versucht, eine passende Datenreihe nach unten auszufüllen. Dabei wird eine nebenstehende Spalte als Orientierungspunkt für das Ende der Reihe verwendet. Probieren Sie es einfach an einem kleinen Beispiel:

Geben Sie in die Zellen B2 bis B10 beliebige Werte ein. Wir nehmen einmal an, dass es sich dabei um verschiedene Nettopreise handelt, zu denen Sie den Bruttopreis ermitteln möchten.
Klicken Sie in die Celle C2 und geben Sie ein:
= B2*16

Bei markierter Zelle C2 führen Sie nun einen Doppelklick auf das Ausfüllkästchen aus.
Excel füllt dann automatisch den Bereich C3 bis C10 mit der gewünschten Formel aus.
Nach diesem Prinzip können Sie jede beliebige Datenreihe per Doppelklick einfügen, die Sie auch normalerweise mit dem Ausfüllkästchen erstellen könnten. In unserem Beispiel würde es auch beispielsweise reichen, in Zelle A2 das Wort "Januar" anzugeben, um dann die Zellen A3 bis A10 per Doppelklick auf das Ausfüllkästchen mit den nachfolgenden Monatsnamen zu füllen.

28. Aktuelles Datum korrekt zuordnen

Wenn Sie in Excel beispielsweise Messreihen erfassen und auswerten, ist in der Regel auch eine Zelle "Erfassungsdatum" oder ähnlich zu füllen, um das Datum der Ablesung festzuhalten.
Automatisierungsversuche mit der Formel "=Heute()" führen nicht zum Erfolg: Excel setzt den Zellen- Inhalt dann bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe auf das aktuelle Tagesdatum. Statt nun das jeweilige Datum immer komplett einzutippen, setzen Sie den Cursor in die betreffende Zelle, halten die Strg- Taste gedrückt und geben einen Punkt "." ein.
Excel fügt nun das aktuelle Datum ohne Formel als Text in die Zelle ein, sodass beim nächsten Öffnen keine Aktualisierung erfolgt.

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29. Runden auf glatte 5 Cent

Sie möchten in einigen Zellen, dass diese auf den 5er genau gerundet werden, also statt 0,23 Euro soll dort stehen 0,25 Euro oder statt 10,48 Euro 10,50 Euro. Die Formel RUNDEN ist dafür zuständig: =RUNDEN(WERT/5;2)*5. Statt WERT kann dort natürlich auch die Zelladresse der ungerundeten Zahl stehen. Die Formatierung als Euro muss man getrennt davon erledigen. Entweder direkt über den Button in der Symbolleiste oder aber über den Befehl Format Zellen Zahlen.

30. Sie haben eine Tabelle falsch herum angefangen!

Die Spalten und Zeilen müssen genau andersherum sein.
Wenn aus Zeilen Spalten und umgekehrt werden sollen, gibt es dafür den Befehl Transponieren. Markiert man die Tabelle, kopiert sie in die Zwischenablage und sucht sich dann einen freien Platz auf dem Tabellenblatt, wenn man die alte Version nicht überschreiben möchte. Dann wählt man aus dem Bearbeiten-Menü Inhalte einfügen... und klickt die Option Transponieren an. OK und fertig.

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31. Eine Graphik in die Kopfzeile einfügen.

Das geht leider nicht. Behelfen kann man sich aber damit, dass man die Graphik in die erste Tabellenzeile legt und diese dann in Datei Seite einrichten Tabelle als "Wiederholungszeile" definiert.

32. Zellbezüge schnell eingeben

Wenn Sie übersichtliche Tabellen in Excel erstellen, werden Sie keine Probleme bei der Eingabe von Formeln haben. Alle Bezüge müssen nicht eingegeben werden, sondern können per Maus oder Tastatur markiert werden. Schwierig wird es da schon bei umfangreichen Tabellen. Wenn Sie sich hier im unteren Teil der Datei befinden und nun eine Formel eingeben wollen, die sich auf einen Bereich am Anfang der Tabelle bezieht, müssen Sie zunächst lange scrollen. Es geht aber einfacher und schneller.
Geben Sie die Formel bis zu der Stelle ein, an der der gewünschte Bezug erscheinen soll.
Drücken Sie dann einfach die Taste F5.
Auf dem Bildschirm erscheint das Dialogfeld des Menüs "GEHE ZU".
Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
Wenn Sie wissen, mit welcher Zelle der gewünschte Bereich beginnt, geben Sie diesen Bezug in das Eingabefeld ein.
Sie können aber auch einfach nur eine Zelle angeben, die sich in der Nähe befindet.
Nach OK geht Excel auf die entsprechende Zelle und Sie können die Formel fortsetzen.

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33. Fehlersuche in komplexen Formeln:

Wenn Sie den Fehler in einer Formel nicht durch die Syntax-Prüfung finden oder Ihnen das Ergebnis verdächtig vorkommt, gibt es eine sehr effektive Methode zur Fehlersuche.
Setzen Sie den Cursor auf die entsprechende Zelle und wechseln mit F2 in den Bearbeitungsmodus. Bei einer Formel, die Excel nicht akzeptiert, sind Sie noch im Modus "Bearbeiten".
Sie können nun gezielt bestimmte Teile der Formel berechnen und herausfinden, wo sich der Fehlerwert ergibt. dazu wird der entsprechende Ausdruck einfach markiert.
Drücken Sie dann F9.
Excel berechnet nur den ausgewählten Teil der Formel und ersetzt die Markierung durch das Ergebnis. Sie können ohne weiteres dann weitere Teile der Formel markieren und sie mit F9 berechnen.
HINWEIS: Schließen Sie den Vorgang auf jeden Fall mit Esc und nicht mit Return ab. Excel übernimmt sonst die Formel mit Ihren Testergebnissen.
 


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